7 Kesalahan Tidak Disengaja yang Dilakukan Orang Saat Membuat Flowcharts

Oleh Indah M

Inti dari pembuatan diagram alur adalah untuk memecah ide-ide kompleks menjadi segmen yang jelas dan mudah dipahami. Namun terkadang, tujuan ini bisa dikalahkan.

Itu biasanya terjadi ketika flow chart creator membuat beberapa kesalahan. Seringkali, kesalahan bisa datang dalam bentuk kegagalan untuk menambahkan komponen penting, penggunaan simbol yang salah, atau kurangnya kejelasan dalam sistem diagram alur secara keseluruhan.

Bagaimanapun, membuat kesalahan dalam diagram alur Anda dapat menyebabkan kebingungan, kurangnya produktivitas, atau bahkan kerugian.

Untuk mencegah semua itu, penting untuk menghindari kesalahan saat membuat diagram alur dengan cara apa pun.

Itulah mengapa kami telah menyusun daftar kesalahan umum yang dilakukan orang saat membuat diagram alur. Kami percaya bahwa jika Anda tahu di mana orang lain gagal, Anda mungkin dapat menghindari jebakan serupa.

Kesalahan Tidak Disengaja yang Dilakukan Orang Saat Membuat Flowcharts

1. Menggunakan simbol yang salah

Ketika saya baru mengenal diagram alur, saya dulu berpikir tidak ada arti 'khusus' untuk simbol. Dalam pikiran saya, simbol persegi panjang sama saja dengan berlian, jajaran genjang, lingkaran, atau bentuk oval. Sebenarnya, saya memilih simbol saya berdasarkan mana yang paling mempercantik diagram alur saya.

Bagi saya, yang saya pikirkan hanyalah bahwa simbol ada di sana untuk mempercantik diagram alur Anda.

Setiap simbol flowchart memiliki fungsi – peran yang dimainkannya. Oval, misalnya, melambangkan awal atau akhir suatu proses, sedangkan lingkaran untuk referensi di halaman. Jika Anda menggunakan simbol oval di mana Anda harus menerapkan lingkaran, Anda akan membingungkan pembaca.

Untuk menghindari kesalahan penerapan simbol, kami sarankan untuk membiasakan diri Anda dengan simbol diagram alur sebanyak mungkin. Atau lebih baik lagi, Anda bisa mengunduh pembuat flowchart seperti Zen Flowchart.

Perangkat lunak ini memiliki perpustakaan besar dari semua simbol dan bentuk diagram alur, serta artinya. Ketika terjebak pada bentuk yang tepat untuk diterapkan, perangkat lunak akan masuk dan melakukan pekerjaan untuk Anda.

2. Arah aliran tidak konsisten

Flowchart umumnya digambar dengan panah arah yang menggabungkan komponen, segmen, dan simbol.

Saat memilih arah, aturan umumnya adalah menggunakan arah aliran kiri ke kanan atau dari atas ke bawah. Tidak pernah keduanya. Sayangnya, banyak pembuat konten amatir membuat kesalahan dengan mencampurkan dua sistem dalam satu diagram alur. Tolong jangan seperti mereka.

Melakukan hal itu akan membuat hidup sulit bagi pembaca.

Kemungkinan aneh lainnya adalah aliran arah yang kontras – yaitu, ke kiri ke kanan dan kemudian secara dramatis beralih ke kanan ke kiri. Hal ini dapat menyebabkan kontradiksi dan kebingungan pada grafik. Tolong hindari.

3. Penggunaan warna yang tidak tepat

Untuk Siapa Ini Mungkin Kepedulian, diagram alur tidak perlu diwarnai. Saya tahu Anda pikir itu membuat pekerjaan Anda mulus di mata, tetapi hanya itu. Menerapkan warna ke diagram alur tidak benar-benar memiliki fungsi khusus diagram.

Namun, bukan berarti Anda tidak bisa menggunakan warna. Kamu bisa. Pastikan itu untuk tujuan yang jelas dan penting. Seperti ketika Anda perlu membedakan dengan jelas antar item. Bukan untuk dekorasi.

Melukis diagram alur Anda dengan banyak skema warna dapat menyebabkan kebingungan dan gangguan yang tidak perlu bagi pembaca. Harap hindari atau, setidaknya, cobalah untuk meminimalkannya.

4. Ukuran simbol tidak konsisten

Anda melihat beberapa diagram alur, dan Anda menemukan simbol yang tidak rata di mana-mana.

Ini sama sekali bukan praktik yang baik. Seperti beberapa bentuk yang lebih besar atau lebih kecil dari yang lain.

Ini tidak menunjukkan keterampilan pembuat diagram alur yang baik. Setiap saat, simbol dan komponen diagram alur Anda harus mempertahankan ukuran yang konsisten karena alasan berikut:

Penjajaran yang tepat: agar pembaca dapat melihat dengan jelas proses mana yang berada di bagian yang sama dan mana yang tidak.
Konsumsi ruang yang tidak perlu: sehingga diagram alur Anda tidak menggunakan lebih banyak halaman dari yang diperlukan
Pesan yang salah: agar pembaca tidak menganggap penting bentuk yang lebih besar secara tidak adil.

5. Jarak antar simbol tidak merata

Banyak pembuat konten amatir membuat kesalahan dengan menerapkan terlalu banyak atau terlalu sedikit jarak antar simbol.

Spasi dalam flowchart biasanya diukur dengan panjang panah penghubung antar simbol. Dalam beberapa skenario aneh, kami menemukan pembuat konten menerapkan panah penghubung yang sangat panjang di beberapa area bagan mereka dan kemudian menerapkan panah yang sangat pendek di bagian lain.

Ini tidak hanya membingungkan, tetapi juga membuat pekerjaan Anda terlihat tidak profesional.

Aturan sederhananya adalah menjaga jarak yang merata di seluruh diagram alur. Dengan kata lain, semua panah penghubung harus memiliki panjang yang sama.

Seperti yang Anda lihat pada contoh di bawah, semua panah penghubung memiliki panjang yang sama.

6. Penggunaan simbol berlian yang salah

Berlian di dunia flowchart adalah simbol untuk pengambilan keputusan. Bagi yang belum tahu, pengambilan keputusan dalam hal ini mengacu pada tindakan seperti 'cara ini atau itu.'

Sayangnya, tidak banyak pembuat konten yang memahami cara kerja berlian atau cara menggunakannya dengan benar dalam bagan.

Secara teknis, Anda memasukkan berlian ke dalam bagan Anda saat pertanyaan dua arah diajukan. Bagian di mana sebagian besar pembuat konten bingung adalah penerapan panah arah yang menandakan setiap jawaban.

Artinya, untuk jawaban 'YA', panah itu harus menunjuk ke mana? Dan hal yang sama berlaku untuk jawaban 'TIDAK'.

Aturan umumnya adalah bahwa untuk jawaban yang BENAR (yaitu, jawaban YA), panah harus mengalir dari bagian bawah berlian, sedangkan untuk semua jawaban salah (TIDAK), panah harus mengalir dari sisi kanan berlian.

7. Mengubah ukuran diagram alur

Biasanya, ketika diagram alur tidak sesuai dengan satu halaman, banyak pembuat konten memilih untuk mengubah ukuran dan mengompresnya agar sesuai dengan halaman. Mereka melakukan ini karena mereka tidak ingin diagram alur meluas ke halaman lain. Keyakinannya adalah bahwa pembaca akan lebih memilih bagan satu halaman daripada bagan multi-halaman.

Tapi itu tidak benar.

Menjejalkan diagram alur ke dalam satu halaman membuat seluruh bagan tidak dapat dibaca dan penuh sesak, sehingga tidak memungkinkan bagi pembaca untuk memiliki pandangan yang benar.

Alih-alih mengompresi menjadi satu halaman, Anda harus dengan senang hati membiarkan diagram alur Anda berjalan ke halaman lain. Tidak ada yang salah dengan diagram alur multi-halaman.